Jäsenrekisterin tietosuojaseloste
JÄSENREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
1. Rekisterinpitäjä
TSAU ry
sähköposti: tsau.ry@gmail.com
2. Rekisterin käsittelijä
ADHD-liitto ry
Rajatorpantie 8 A
01600 Vantaa
puh +358 50 3544325
(jäljempänä liitto)
Yhteyshenkilö jäsenrekisteriasioissa:
Minna Jääskeläinen, jasenasiat@jasenasiat.fi
3. Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri
4. Laillinen peruste henkilötietojen käsittelylle ja käyttötarkoitukset
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa sekä oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on pitää tieto yhdistyksen jäsenistä sekä jäsenten yhteystiedot ajan tasalla sekä jäsenviestinnän ja jäsenpalveluiden toteuttaminen. Tietoja voidaan käyttää myös jäsenkyselyn tekemiseen, mikäli se on tarkoituksenmukaista, sekä muuhun yhdistystoimintana liittyvään viestimiseen ja tiedottamiseen.
5. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä
Jäsenrekisteriin tallennetaan tieto jäsenlajista (varsinainen jäsen / perhejäsen / kannatusjäsen) sekä jäsenten yhteystiedot. Jäsenrekisteriin tallennetaan vain yhdistyksen jäsenten tietoja.
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka
- rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
- jäsenyystyyppi (yksilö-, perhe- tai yhteisöjäsenyys)
Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on yhdistyslain mukainen vähimmäisedellytys jäsenyyden syntymiselle
7. Tietolähteet
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään tai hänen omalta jäsenyhdistykseltään jäseneksi liittymisen yhteydessä.
Lisäksi henkilötietoja voidaan päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
8. Tietojen luovutukset ja siirrot
Olemme ulkoistaneet jäsenrekisterin ylläpidon käsittelijänä toimivalle ADHD-liitolle, jonka hallinnoimaan jäsenrekisteriin tietoja tallennetaan.
Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.
9. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tietokoneiden tietosuoja ja palomuurit pidetään ajan tasalla.
Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:
Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Jäsenrekisterin kohdalla tämä tarkoittaa, että vaatimus tiedon poistamisesta johtaa jäsenyyden loppumiseen, koska yhdistyksen on lain mukaan pidettävä rekisteriä jäsenistään. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.
11. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
12. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.